Comment animer un atelier rôles et responsabilités


En bref

Résumé

Moment de 3h, très en amont du projet, pour définir les responsabilités et activités de chacun (ce qu’il fait, ce qu’il ne veut pas faire et est-ce à lui de faire).

Objectif

L’atelier Rôles et Responsabilités permet de faire en sorte que chacun trouve sa place.


Programme (3h)

Avant l’atelier, il faut le préparer.

15 min : Préparation de la salle, tour de table, introduction, attentes

15 min : Présentation des rôles et responsabilités d’une équipe Agile type

30 min : Choix de son rôle

15 min : Écriture des post-it par rôle

90 min : Présentation de ses post-it

15 min : Création des rôles annexes

Composition du groupe

  • l’ensemble des membres de l’équipe
  • animateur

Préparation du terrain

Résumé des rôles et responsabilités

  • Sponsor
    • Financement du produit
    • Respect de la vision d’entreprise
    • Contexte politique auprès des autres entités
  • Product Manager
    • Vision du produit
    • Stratégie du produit
    • Croissance du produit
  • Product Owner
    • Fonctionnalités du produit
    • Priorisation des développements
    • Qualité fonctionnelle du produit
    • Satisfaction des utilisateurs
    • Bien-être de l’équipe
  • Développeur
    • Code en production
    • Qualité technique du produit
  • Technical Leader
    • Ecosystème technique
    • Pratiques de développement
    • Architecture
    • Sécurité
  • UX Researcher
    • Connaissance du comportement utilisateur
    • Mise en relation avec les utilisateurs
  • Designer
    • Interfaces
    • Identité graphique
    • Navigation
  • OPS
    • Pérennité de la mise en production
    • Environnements
  • Coach
    • Amélioration continue du process
    • Communication dans l’équipe

Présentation des rôles et responsabilités d’une équipe Agile type (15 min)

Présenter les définitions des rôles, responsabilités et activités. Présenter ensuite les responsabilités en fonction des rôles affichées sur les post-it au mur.

DÉFINITIONS

Rôle

Ensemble de responsabilités qui peut être assumé par une personne ou un groupe de personnes. Une responsabilité ne peut être affectée à deux rôles à la fois.

Responsabilités

Domaines sur lesquels la personne concernée :

  • est autonome pour gérer le sujet de A à Z
  • a obligation de répondre de ses actes, notamment en cas de problème

Activités

Ensemble d’opérations humaines qui découlent des responsabilités. Elles sont séparées en 3 :

  • Fonctionnel : pour les sujets métier et utilisateurs
  • Organisationnel : pour les sujets traitant de l’organisation interne ou externe à l’équipe
  • Technique : pour les sujets touchant au développement

Une personne ou un groupe de personnes assumant un rôle peut se détacher d’une activité, mais pas d’une responsabilité liée à ce rôle (on peut déléguer, mais sous notre propre responsabilité vis-à-vis des autres rôles).

Choix de son rôle (30 min)

L’animateur demande a chacun d’écrire son nom sur un post-it et de venir le positionner près du rôle qu’il estime avoir.

Si des rôles ne sont pas déjà identifiés, l’animateur demande aux concernés d’énoncer un rôle et de l’écrire. Ex : « je suis Alan, et je suis architecte. Ça n’apparait pas dans la présentation. Je rajoute donc un post-it Architecte et je met le post-it Alan à côté ».

S’en suit une séance de discussion pour savoir si tout le monde est à l’aise avec les responsabilités présentées. Si non, il y a alors un débat et on rajoute, supprime ou déplace les responsabilités auprès des rôles concernés.

Écriture des post-it par rôle (15 min)

L’animateur écrit sur un espace disponible les 3 consignes à remplir à propos des activités :

  • je dois faire …
  • je ne veux pas faire …
  • est-ce à moi de faire …

Chaque participant a 10 minutes pour écrire sur des post-it :

  • les activités qu’il doit faire
  • les activités qu’il ne veut pas faire
  • les activités où il ne sait pas si c’est à lui de les faire

Ils ne sont pas obligés de rester cantonnés au modèle proposé : il peut y avoir d’autres activités.

REGLES : Ecrire en majuscules, 1 idée par post-it et commencer par un verbe à l’infinitif

Présentation de ses post-it (1h30)

Chaque participant vient à tour de rôle présenter ses post-it en les collant dans la bonne colonne sous son nom. Les 3 colonnes étant :

  • je dois faire …
  • je ne veux pas faire …
  • est-ce à moi de faire …

Le but n’est pas d’avoir de débat à ce moment là. S’il y a des remarques, l’animateur fait subtilement remarquer qu’on va s’y intéresser une fois toutes les personnes passées.

A l’issue des présentations, l’animateur va d’abord se concentrer sur les post-it dans les colonnes « est-ce à moi de faire ». Son objectif : évacuer l’ensemble de ces post-it pour les répartir dans les autres colonnes.

Ensuite, il va proposer au groupe de faire ses remarques sur le résultat. Il va donc animer le débat et adapter les responsabilités et activités en conséquence.

OBJECTIF : que chacun soit à l’aise avec le rôle qu’il endosse. Une photo du rôle, des responsabilités et activités sera prise à l’issue de l’atelier.

Création des rôles annexes (15 min)

Une fois que le groupe est d’accord sur la répartition des rôles, responsabilités et activités, il doit créer les rôles annexes, c’est-à-dire les rôles en dehors de « l’équipe coeur » pour les personnes absentes de l’atelier. Il s’agit d’écrire :

  • le nom du rôle
  • les responsabilités de ce rôle
  • un nom si quelqu’un est déjà identifié

Avant de terminer, il faut identifier quels sont les rôles faisant partie de l’équipe coeur. Une manière de déterminer cela est de dire : est-ce que je suis dédié au moins 3j par semaine sur ce produit ?

Sur un espace blanc, écrire dans 2 zones distinctes « Equipe coeur » et « Rôles annexes » et placer le nom des rôles dedans.

A la fin, il y aura donc le nom de tous les rôles de l’équipes, les responsabilités et activités associées. Toute les personnes présentes à l’atelier auront choisis leur rôle.


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