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Comment animer un atelier OKR

Qu’est-ce qu’un OKR ?

Les OKR sont des objectifs et indicateurs co-construits par l’équipe et renouvelés tous les 3 mois. Le sigle OKR est un résumé pour « Objective and Key Result ».

Les OKR visent un alignement d’équipe pour atteindre collectivement des objectifs. Ainsi, l’objectif de cette méthodologie est de construire en équipe sa stratégie.

Introduction aux OKR

Nous avons aujourd’hui des études (voir les sources en fin de page) qui démontrent que le fait de fixer des objectifs améliore la performance des employés. Plus spécifiquement, le fait de fixer des objectifs précis et ambitieux favorise l’atteinte de ces objectifs.

La technique des OKR est une réponse adéquate aux résultats de ces études : l’enjeu est de fixer des objectifs explicites pour faire avancer son organisation.

La popularité croissante des OKR est principalement attribuée à Intel (1983) et Google (depuis 1999), qui ont adopté cette technique pour leur planification. Depuis, des organisations comme LinkedIn, Twitter ou Uber les ont adoptés pour l’ensemble de leur entreprise.

Les OKR dans le détail

La technique dite des OKR, pour « Objectifs et Résultats Clés » (Objective and Key Result) consiste à écrire 3 objectifs accompagné d’indicateurs clés. Chaque objectif est donc composé :

  • D’une phrase décrivant l’Objectif (« O ») :
    • commençant par un verbe à l’infinitif
    • sans chiffre
    • décrivant la direction à prendre
  • De 3 à 5 résultats clés (« KR ») à atteindre (idéalement 3) :
    • composés d’une phrase décrivant le résultat clé :
      • commençant par un verbe à l’infinitif
      • comportant obligatoirement un indicateur à mesurer en relation avec l’objectif
      • comportant obligatoirement une valeur-clé à atteindre
      • qui doit être ambitieuse, au-dessus de « l’atteignable »
    • et d’une mesure de la réussite de ce résultat clé
      • comprise entre 0 et 1
      • décrivant la réussite de l’objectif (0 s’il n’y a aucun progrès, 1 si l’objectif est pleinement atteint)
  • D’une mesure globale, liée à l’Objectif :
    • comprise entre 0 et 1
    • étant la moyenne de toutes les mesures des résultats-clés de l’objectif en question

L’enjeu des OKR n’est pas d’avoir une atteinte pleine de l’ensemble des objectifs mais de positionner l’organisation sur des objectifs ambitieux, au dessus de l’atteignable. Il faut viser une mesure des objectifs autour d’une note de 0,7.

En-dessous de 0,6, soit les objectifs étaient vraiment trop ambitieux, soit l’organisation a sous-performée.

Au dessus de 0,8, soit les objectifs n’étaient pas assez ambitieux, soit l’organisation à sur-performée.

Des OKR sur un double niveau

Une manière classique de réaliser les OKR est de les écrire pour 2 niveaux de l’organisation.

  • OKR stratégiques
    • objectif : concrétise la stratégie en l’explicitant à l’aide d’objectifs
    • échelle : 1 an
    • contributeurs : équipe de direction
    • décideur : CEO
  • OKR d’équipe (ou lié au produit ou à une partie du produit)
    • objectif : mobilise une équipe grâce à une auto-attribution de ses objectifs en fonction des OKR stratégiques
    • échelle : 3 mois
    • contributeurs : ensemble des membres d’une équipe
    • décideur : leader de l’équipe

Exemples d’OKR

Toutes les images au fond bleu sont tirées du livre de Thiga, Les organisations orientées Produit – Chapitre 2, Commente piloter les objectifs Produit ? (source en fin de page)

[re:Work] OKRs (Objectives and Key Results) Scorecard

Exemple issu du site re:work

Objective: Improve [product]’s reputation

Key Results:

  • Re-establish [product]’s leadership by speaking at three industry events
  • Identify and personally reach out to top 10 users
  • Shorten response time to user-flagged errors by 15%

Contexte à propos d’une atelier OKR

Programme d’un atelier OKR d’équipe trimestriels (2h)

  • (10 min) : Explication du concept des OKR
  • 15 min : OKR stratégiques – Affichage & Explications ou Rappel & Bilan)
  • 45 min : Définition des Objectifs
  • 45 min : Définition des Résultats Clés
  • 5-15 min : Prise d’actions et débrief

Composition du groupe

  • leader de l’équipes
  • membres de l’équipe
  • animateur

Explication du concept des OKR (10 min, si nécessaire)

Si des personnes ne connaissent pas les OKR, l’animateur rappelle les enjeux et l’utilité des OKR.

Voir la partie d’explication sur les OKR au-dessus

OKR stratégiques (15 min)

L’animateur présente ou propose au leader de présenter les objectifs stratégiques dans lesquels l’équipe doit s’inscrire. Il s’agit de les présenter ainsi que d’expliciter le choix des Résultats Clés associés. Il est important de présenter la vision d’entreprise sur laquelle ces objectifs stratégiques se reposent.

Vous comprendrez donc qu’un atelier OKR se prépare. Il est important de prévoir une session de définition des OKR stratégiques avant de définir ceux trimestriels. Au minimum, posez vos objectifs annuels avant de commencer cet atelier, peu importe la manière dont vous les faites émerger.

Définition des Objectifs (45 min)

L’animateur propose à tous les membres de l’équipe la consigne suivante :

« Rédigez sur des post-it les objectifs qu’il vous parait important d’adresser, en vue des OKR stratégiques.

  • Aucun chiffre n’est attendu. On cherche des verbes d’actions, du type « améliorer », « augmenter », « réduire », etc.
  • Chaque phrase commence par un verbe à l’infinitif
  • Il faut éviter les objectifs qui ne propose pas d’accomplissement, du type « conserver notre marge » ou « continuer le recrutement »
  • 1 post-it par objectif
  • Vous avez 5 minutes pour écrire autant de post-it que vous voulez »

A l’issue des 5 minutes, chaque personne vient présenter ses post-it, tour à tour et les coller au mur.

A l’issue des explications, l’animateur va regrouper les post-it et leur affecter un titre. Ce titre devra être au format « Objectif » (verbe à l’infinitif, pas de chiffres mais 1 direction) et il va solliciter le groupe pour les reformuler.

A l’issue de ce regroupement, l’animateur demandera à tous les membres SANS LE DÉCIDEUR, la chose suivante :

« Vous avez à présent 3 votes chacun pour déterminer les 3 objectifs les plus pertinents à adresser sur ce trimestre. Une fois vos votes effectués, le leader déterminera les objectifs en étant influencé par vos votes. Je vous laisse voter. »

A l’issue des votes, l’animateur propose donc au décideur de faire le choix final des 3 objectifs du trimestre. 2 astuces sont envisageables pour mettre en valeur son vote :

  • soit lui donner un feutre plus gros
  • soit encadrer les post-it sélectionner

Définition des Résultats Clés (45 min)

L’animateur demande au groupe de se répartir en 3 groupes(=le nombre d’objectifs), en fonction de leur intérêt pour l’objectif. Il propose à tous les membres de l’équipe la consigne suivante :

« Rédigez sur des post-it les Résultats Clés liés à l’objectif que vous traitez.

  • Chaque phrase commence par un verbe et contient un moyen concret de mesurer et une valeur clé à atteindre
  • N’ayez pas peur d’avoir de l’ambition. Il faut que vos valeurs clés soient un peu au-dessus de « l’atteignable »
  • Il faut identifier des impacts et non des activités. Par exemple, ne pas écrire « mettre en production la nouvelle fonctionnalité » mais « 15% de nos utilisateurs ont utilisé la nouvelle fonctionnalité »
    • Ce sujet est très important. Il faut que l’animateur soit particulièrement vigilent à toujours chercher des impacts, c’est à dire des choses que l’organisation cherche à changer, sur lesquelles elle n’a pas complètement la main
  • 1 post-it par Résultat Clé
  • Vous avez 5 minutes pour écrire autant de post-it que vous voulez »

Pendant les 20 minutes qui suivent, chaque personne présente ses résultats à son sous-groupe. A l’issue de cette présentation, chaque sous-groupe doit sélectionner les Résultats Clés qui lui paraissent les plus pertinents. Une sélection est alors réalisée (reformulation, ajout d’idées, etc.)

A l’issue de cette phase, chaque sous-groupe présente l’ensemble de ses Résultats Clés (prévoir 10 min pour cette phase). Une discussion peut alors s’en suivre.

Enfin chaque personne SAUF LE DÉCIDEUR est amené à voter pour les 3 Résultats Clés qui lui paraissent les plus pertinents, par Objectif (9 votes en tout). C’est ensuite au décideur de sélectionner les Résultats Clés du trimestre.

Prise d’actions et débrief (5-15 min)

S’il reste du temps, alors l’animateur proposera une séance de brainstorming pour identifier les actions à mettre en place pour atteindre les Résultats Clés.

Chaque action sera alors :

  • décrite par une phrase commençant par un verbe à l’infinitif
  • comportera un porteur unique, responsable de mettre en place l’action donnée
Exemple de résultat : en jaune les Objectifs, en orange les Résultats-Clés, en bleu/rose les actions

L’animateur propose enfin un débrief en relisant l’ensemble des Objectifs et de leurs Résultats Clés associés.

Actions post-atelier

L’animateur (ou la personne en charge de cette action) réalisera un document synthétisant les résultats de l’atelier. Google propose le template suivant :

[re:Work] OKRs (Objectives and Key Results) Scorecard

Tout autre document peut être réalisé dans cet état d’esprit. L’enjeu est de rendre transparente l’information en la rendant facilement accessible à tous.

Si aucune action n’a été prise, faute de temps, il faut impérativement réaliser un atelier autour de la prise d’actions pour le trimestre à venir.

Chaque mois, il faut :

  • suivre l’avancement des OKR et les partager à l’ensemble de l’équipe
  • faire le point sur l’avancement des actions

Au bout de 3 mois, il faut :

  • faire le bilan des OKR du trimestre passé
  • partager les résultats
  • mettre en place un nouvel atelier OKR

Sources

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