En bref
Résumé
Un moment d’1h30 avec toute une équipe pour partager ses ressentis et prendre des actions en conséquence.
Objectif
Entretenir l’amélioration continue d’une organisation.
Introduction
Les rétrospectives sont arrivées en force dans le monde de l’informatique avec le Scrum. En effet, c’est un rituel très important dans cette méthodologie Agile : elle permet de débriefer ensemble du déroulement d’un sprint.
Originellement, la rétrospective dure 1h30 pour un sprint de 2 semaines et se déroule avec l’ensemble de la Scrum team après chaque review. La récurrence est donc la clé de rétrospectives réussies.
Enjeux
L’enjeu de la rétrospective est de rendre une équipe maitresse de sa propre évolution : chacun peut s’exprimer sur la manière dont il perçoit l’organisation et peut se positionner dessus pour proposer autre chose. On parle alors d’équipe auto-apprenante.
De manière plus large, la rétrospective est un moment où des choses parfois « difficiles » sont partagées et où des décisions structurantes sont généralement prises. Ce sont de merveilleux moments où les personnes s’écoutent et elles peuvent être de véritables soupapes, même à propos de conflits anodins.
Ces moments sont parfois déstabilisants puisqu’ils permettent d’adresser des conflits avec transparence. L’animateur ne doit surtout pas chercher à épargner les conflits mais plutôt à les révéler. Et la répétition de ces évènements permet de créer une cohésion et une confiance de groupe importante : peu importe le problème, on sait qu’on peut le résoudre ensemble, à partir du moment où on le partage.
Je suis continuellement surpris de l’impact des rétrospectives sur un groupe. Les essayer c’est les adopter !
Déroulement
1. Le recueil des informations (45 min en moyenne pour 10 personnes)
Plusieurs moyens sont possibles pour récupérer les informations vécues par les membres d’une équipe. Elle a généralement lieu toutes les 2 semaines dans des sprints de développement. Cependant, de nombreuses équipes hors du monde de l’informatique réalisent aussi des rétrospectives. Dans ce cas, elles se dérouleront généralement chaque mois.
Je suis personnellement partisan que l’animateur de rétrospective participe à cette-dernière quand il est partie prenante. Il devra simplement être vigilent à bien montrer quand il endosse sa posture de facilitateur ou celle de participant.
Voici quelques modèles dont vous pouvez vous inspirer pour organiser votre rétrospective.
La rétrospective émotions (ma préférée !)
Particulièrement intéressante quand :
- vous souhaitez prendre le pouls de l’équipe (« comment ça se passe pour eux ? »)
- vous souhaitez mettre sur la table des situations conflictuelles pour trouver une solution
- vous souhaitez célébrer quelque chose qui s’est particulièrement bien passé !
La rétrospective émotions propose à toute personne de partager ses ressentis durant la période passée (de 2 semaines à l’année passée) à travers un spectre de 4 émotions : joie, peur, colère, tristesse.
L’animateur donne les consignes suivantes :
- Durant le mois passé, qu’est-ce qui vous a plu, fait flippé, énervé ou attristé ? (Adaptez le niveau de langage à votre contexte !)
- Je vous laisse 5 minutes pour partager ce que vous avez ressentis. Privilégiez le fait de partager des faits pour illustrer vos propos ! 1 post-it par idée.
- L’animateur laisse le groupe écrire et annonce le temps restant : « Il reste 2m30, il reste 1 min, il reste 20 secondes. »
- Ensuite il propose à chaque personne de venir chacune son tour coller son post-it en fonction de l’émotion qui s’en rapproche. Il demandera du détail ou un exemple concret s’il estime que la situation décrite n’est pas limpide.
La rétrospective Keep Drop Start
Particulièrement intéressante quand :
- vous réalisez une rétrospective avec une équipe pour la première fois
- vous avez peu de temps de disponible
La rétrospective « Keep Drop Start » propose aux personnes de partager ce qu’il faut garder (= Keep, ce qui s’est bien passé et qu’il faut conserver) et ce qu’il faut jeter (=Drop , ce qui s’est mal passé et qu’il faut modifier). Je vous déconseille d’afficher tout de suite la catégorie « Start », elle vient dans l’étape 3.
A propos de l’animation, il s’agit sensiblement de la même chose que la rétrospective émotions.
La rétrospective factuelle
Particulièrement intéressante quand :
- votre équipe a déjà réalisé plusieurs rétrospectives
- votre dernière rétrospective a donné peu de résultats
- vous avez besoin d’idées pour relancer une dynamique
La rétrospective factuelle propose aux personnes d’avoir un point de vue purement factuel. Deux questions sont ainsi proposées : « Ce qui a marché » et « Ce qui doit être amélioré ». Elle est différente de la Keep Drop Start puisqu’elle ne s’oriente pas problème mais plutôt solutions.
A propos de l’animation, l’enjeu est toujours de laisser du temps pour que chacun présente ensuite. Ici, l’animateur doit être particulièrement vigilent à ne faire ressortir que des éléments factuels et pas de ressentis.
La rétrospective débat
Particulièrement intéressante quand :
- un problème persiste et n’arrive pas à être taclé
- vous ressentez que la communication est difficile dans le groupe
- vous voulez vous concentrer sur un sujet spécifique
La rétrospective débat propose d’avoir une discussion ouverte autour d’un nombre réduit de sujets. L’idéal est de récupérer les sujets de l’équipe en amont par un Google form par exemple. Si ce n’est pas possible, alors l’animateur peut donner 1 minute à chacun pour proposer un sujet qui leur semble important de discuter et le groupe vote rapidement ensuite sur le sujet le plus important à traiter.
Une fois les sujets choisit, l’animateur va creuser le sujet à travers 3 grandes phases :
- D’abord il va enquêter pour savoir ce qu’il s’est déjà passé sur ce sujet. Par exemple : « Vous avez voté pour parler de la revue de code. Est-ce qu’un volontaire peut nous décrire ce qu’il s’est passé à ce sujet récemment ? »
- Ensuite, il va tenter de comprendre l’état d’esprit lié à ce sujet. Par exemple : « Je comprends qu’il y a eu quelques tensions à ce sujet. Pour commencer Marc, comment as-tu vécu cette situation ? »
- Dans un troisième temps, il va permettre au gens de partager leurs interprétations. Le rôle de l’animateur est de reformuler ce qui est dit pour le transmettre aux personnes concernées. « Marie, comprends-tu que Marc se sente jugé par les dernières remarques que tu lui as faites ? »
- Enfin, l’animateur va reformuler l’ensemble des problèmes qu’il a identifié.
2. La phase de choix des sujets à traiter (10 min)
Une fois que plusieurs sujets ont été découverts, il est primordial de prioriser les sujets à adresser. La manière la plus efficace est de permettre au groupe de voter pour les sujets qui lui paraissent importants d’être traité. Cette formulation a l’avantage de laisser un libre-arbitre important au groupe. L’enjeu est ensuite de parcourir l’ensemble des sujets qui ont été votés (positifs comme négatifs).
Généralement, je donne 3 votes à chaque personne. Si vous semblez être à court de temps, proposez alors 1 ou 2 votes par personne maximum.
3. La phase de prise d’actions (30 min)
C’est cette étape qui rend la rétrospective particulièrement pertinente. La prise de décision par le groupe lui-même permet de rendre acteurs les personnes concernées par un problème. Que ce soit pour célébrer quelque chose de positif ou pour corriger un problème, il faut que la rétrospective se termine par une prise d’actions.
Chaque nouvelle action est déterminée de la manière suivante :
- Elle commence par un verbe d’action à l’infinitif. Par exemple, plutôt que « Documentation US 34 », il faut préciser l’action à faire : « Rajouter dans Confluence la description de l’US 34 ».
- Elle a un responsable unique dont le nom est indiqué sur l’action. Ce n’est pas forcément le responsable qui doit tout faire mais c’est à lui de faire avancer l’action.
- Elle doit être limitée dans le temps. Il faut éviter les actions du type « Toujours rajouter la description dans Confluence pour nos futures US » pour privilégier quelque chose du type « Ajouter la description des US du sprint en cours ». Ainsi, on peut déterminer l’accomplissement d’une action.
Avant de lancer une nouvelle phase de prise d’actions, je vous conseille de réaliser une revue des précédentes actions de la dernière rétrospective. En réalisant cela, vous faites une mise à jour et permettez à l’équipe de voir l’accomplissement réalisé.
Quelques règles et astuces
- En tant qu’animateur, il est primordial de ne faire respecter une règle : quand quelqu’un commence une phrase, personne n’a le droit de lui couper la parole.
- A la fin de chaque passage de participant, il peut demander « OK, maintenant désigne qui sera la personne suivante ». Cette manière de faire est efficace et dynamise le changement de personne.
- De temps en temps, vous pouvez rajoutez une colonne destinés aux mercis. Signalez que cette colonne est destinée aux personnes qui veulent remercier quelqu’un pour une action particulière. Je les réserve surtout pour des moments de bilans, lors de journées trimestrielles par exemple.
- Tip personnel : je trace le suivi de mes actions dans un document virtuel type Trello. J’ai 4 colonnes : « A faire », « En cours », « A voir avant de valider », « Réalisé ». Cette 3ème colonne me permet de faire prendre conscience à l’équipe l’ensemble de ses réalisations.
Qui inviter ?
Tout d’abord, je vous conseille d’inviter l’ensemble de votre équipe. Mais faut-il inviter des personnes qui sont un peu plus loin de l’équipe, comme un manager ou une autre partie prenante ? Personnellement, je vous conseille d’intégrer ces personnes. Une rétrospective permet à chacun de s’exprimer et d’avoir une prise de conscience mutuelle des problèmes de chacun. Ainsi, cela facilite la compréhension des actions qui arrivent derrière. Intégrer d’autres personnes que l’équipe à ce processus a été toujours vertueux pour moi. Les membres de l’équipe ne parlaient pas moins vu que c’était le moment de partage dont ils avaient l’habitude.
A partir du moment où vous sentez que vous êtes matures sur le sujet, je vous incite à accueillir des invités pour qu’ils observent la manière dont vos rétrospectives se déroulent, c’est souvent très formateur pour eux !
Conclusion
La rétrospective est un moment privilégié pour s’écouter et s’améliorer. Elle permet de partager son point de vue et de mobiliser le groupe pour trouver des solutions en cas de problèmes.
Une rétrospective se découpe généralement en 3 phases :
- Recueil des informations (45 min)
- Choix des sujets à traiter (10 min)
- Prise d’actions (30 min)
Avec le temps, les équipes réalisant des rétrospectives régulières gagnent rapidement en maturité. Cela leur permet de devenir des équipes auto-apprenantes, des équipes capables de prendre des décisions pour améliorer leur propre efficacité le tout en autonomie.
Quand vous lancez-vous ?
Sources
- Scrum guide, partie retrospective: https://www.scrumguides.org/scrum-guide.html#events-retro