Comment animer un Design Sprint

En bref, qu’est-ce qu’un Design Sprint ?

Un Design Sprint, c’est la concrétisation d’une grosse problématique en prototype testé par des utilisateurs, en 4 jours consécutifs. L’objectif c’est de raffiner une problématique ou un gros enjeu en une solution activable

En savoir plus sur le Design Sprint

Le Design Sprint est une méthode qui s’inscrit dans une démarche de Design Thinking. Elle couvre les 4 dernière étapes du Design Thinking (Define / Ideate / Prototype / Test). En effet, la première étape (Empathize), qui correspond à une démarche de recherche utilisateur, n’est pas couverte en détails dans la méthode.

Le Design Sprint a été décrit pour la première fois dans le livre Sprint, de Jake Knapp, en 2016. A l’époque, il travaillait chez Google Ventures, le fond d’investissement de Google dans les startups. Il a formalisé l’ensemble de la démarche qui a pour objectif de concrétiser un concept en prototype testé, le tout en 5 jours maximum.

Le template Miro du Design Sprint 2.0

Avec le Covid, j’ai du animer de nombreux Design Sprint à distance. Pour réaliser cela, je vous invite grandement à utiliser Miro : ce tableau blanc virtuel permet au groupe de pouvoir collaborer particulièrement efficacement.

Mais ce n’est pas tout ! La communauté de Miro a créé des templates . Et il s’avère que l’agence AJ&Smart a formalisé un excellent template que j’ai utilisé plusieurs fois et que je vous conseille ! C’est ici : https://miro.com/miroverse/remote-design-sprint-aj/.

Programme des 4 jours

Préparation

• Logistique (salles, matériel)
• Identification des personnes à inviter
• Recherche utilisateur
• Invitation des participants

Lundi (jour 1)

• Map
• Interview des experts et “Comment pourrions-nous”
• Objectifs long-terme
• Questions du sprint
• Démos éclair
• Sketching en 4 étapes

Participants : tout le groupe

Mardi (jour 2)

• Musée d’art
• Vote gomettes
• Présentation des solutions
• Vote final
• User test flow
• Storyboard

Participants : tout le groupe

Mercredi (jour 3)

• Prototypage de la solution
• Prototype carton
• Ou tout autre manière de prototyper en 1 journée pour tester ensuite

Participants : porteur du sprint + designer (+ expert métier si nécessaire)

Jeudi (jour 4)

• Sessions de tests utilisateurs avec 5 participants
• Storymap

Participants :

• Pendant les tests : porteur du sprint + interviewer (avec compétences d’interview ou ux) + tout volontaire (pour être observateur muet)
• A l’issue des tests : tout le groupe

Préparation

Logistique (salle et matériel)

Réserver une salle pouvant accueillir 7 personnes minimum pendant 4 jours (lundi / mardi / mercredi/jeudi ou mardi / mercredi / jeudi/vendredi).

Garder une salle unique permet de gagner un temps considérable :

1. Il n’y a pas besoin de tout décoller pour tout recoller le lendemain
2. Cela stimule la créativité car on se souvient visuellement où sont les éléments qui ont suscités des discussions
3. Cela crée un sentiment “d’habitude” qui permet de resserrer les liens dans l’équipe

En terme de matériel, prévoir au minimum :

• 5 blocs de post-it larges jaunes
• une dizaine de feutres de plusieurs couleurs, pouvant écrire sur tableau et ne traversant pas les post-it
• 1 tableau blanc (voir 1 deuxième dans le meilleur des cas)
• une cinquantaine de feuilles au format A4 et une vingtaine de feuilles au format A3
• un pack de gommettes

Identification des personnes à inviter

Une équipe de design sprint est constitué de 4 personnes minimum et de 8 personnes maximum. Au minimum, il faut :

• un facilitateur
• un designer
• un décideur
• un porteur du sprint (souvent profil de type Product Owner)

L’équipe doit être nécessairement multidisciplinaire. Ainsi les profils suivants peuvent faire partir de votre groupe :

• profil financier
• profil Product Manager
• profil leader technique
• profil architecte
• profil support client
• profil community manager
• profil marketing / communication

Recherche utilisateur

La méthode du Design Sprint survole la partie Recherche utilisateur alors qu’elle me semble capitale pour être particulièrement efficace. Ainsi, je vous propose de construire une Experience map de votre situation grâce aux Interviews exploratoires pour gagner du temps.

En effet, la première étape du Design Sprint, les “Comment pourrions nous” seront d’autant plus pertinents s’ils s’appuient sur une photo de la réalité.

Veillez aussi à synthétiser l’état de la situation grâce à des données statistiques issues d’analytics ou autres métriques pour évacuer des questions sur lesquelles on a déjà des réponses claires.

Invitation des participants

Enfin, une fois la salle réservée et les personnes identifiées, il faut trouver la bonne date. Il est capital de mobiliser l’ensemble des acteurs sur 2 jours complets consécutifs (typiquement un lundi et un mardi). Elle doit être aussi mobilisée le jour 4 (jeudi) de 16h à 18h pour le débrief et parler de la suite.

La seule exception étant le décideur qui peut être présent sur les demi-journées suivantes : lundi matin, mardi matin et jeudi en fin d’après-midi (16h-18h).

Les profils suivants doivent être mobilisés sur les 4 jours entiers :

• facilitateur
• designer
• porteur du design sprint

Veillez donc à bien lancer les invitation suffisamment en avance (3 semaines en avance est généralement une bonne date) tout en vous assurant de la réservation de votre salle.

Un design sprint se déroule généralement

• lundi : 10h - 12h30, 14h - 17h (tout le groupe)
• mardi : 10h - 12h30, 14h - 17h (tout le groupe)
• mercredi : 9h - 18h
• jeudi : 9h - 18h (tout le groupe de 16h à 18h)

Enfin, pensez à relancer une semaine à l’avance et une journée à l’avance l’ensemble de votre équipe.

Jour 1 : Comprendre et esquisser

La journée du lundi se déroule avec les ateliers suivants :

• Interview des experts et “Comment pourrions-nous”
• Objectifs long-terme
• Questions du sprint
• Map
• Démos éclair
• Sketching en 4 étapes

Interviews des experts et “Comment pourrions-nous” (40 min)

Il s’agit d’une étape d’interviews avec des experts donnés à propos de votre enjeu de Design Sprint.

Lorsque vous interviewez vos experts, il faut que le groupe écrive des How Might We Questions (Comment Pourrions Nous). Il s’agit de reformuler des problèmes en question.

Une fois ceci réalisé, chacun va coller ses post-its au mur. L’animateur va alors demander au groupe de catégoriser les post-its en ajoutant une catégorie (d’une autre couleur) au dessus des colonnes crées.

Ensuite, chaque membre du groupe aura 3 votes pour choisir les questions qui lui paraissent les plus pertinentes à adresser.

Objectifs long terme et questions du Sprint (40 min)

Il s’agit de définir quels sont les objectifs à long terme du Design Sprint. Il faut donc répondre à la question suivante :

• Dans 2 ans, dans le meilleur des cas, que s’est-il passé ?

Chaque personne du sprint a 5 minutes pour écrire sur de grands post-its leur réponse. Ce qu’ils vont écrire sera donc le but à atteindre à long terme. On cherche à décrire la situation comme elle pourrait être si tout se passait bien, c’est un exercice de projection. 1 seule réponse sera tolérée par personne. Chaque post-it devra commencer par “Dans 2 ans…” et ils pourront raffiner leur question plusieurs fois avant de la coller au mur.

Une fois écrits, chaque personne va coller une à une ses post-it au mur en les lisant à haute voix. Puis, chacun (sauf le décideur) aura un vote pour déterminer quel est l’objectif long terme à adresser (15 min pour réaliser cela).

Une fois les votes réalisés, le décideur va définir quelle sera l’objectif à adresser. Il sera donc influencé par le vote des autres mais sera bel et bien responsable du sujet à traiter.

Une fois ceci réalisé, il faut maintenant réfléchir à la question suivante :

• Quel défi pourrait nous impacter très fortement pour atteindre cet objectif ?

De la même manière, chaque personne a 5 minutes pour écrire leurs réponses sur de grands post-its. 2 à 3 réponses sont tolérées par personne. Chaque post-it devra commencer par “Peut-on”. Ici, il faut reformuler les problèmes ou les obstacles qui nous empêchent d’atteindre le but long terme sous forme de défi.

Une fois écrits, chaque personne a 3 votes pour déterminer les questions les plus importantes à adresser. A nouveau, le décideur, qui n’aura pas voté avant, va décider quel est le sujet à adresser.

La map (40 min)

L’objectif de cette étape est de représenter le parcours utilisateur grâce à 3 grandes parties :

• l’objectif à atteindre
• les acteurs du parcours
• les étapes de chacun des acteurs

L’enjeu est de rendre encore plus concret le sujet à adresser dans le sprint. En effet, la représentation du parcours concerné va permettre de se représenter la situation pour comprendre où sont les plus gros problèmes. On appelle ce livrable la “map” ou “process map”.

1. Écrire l’objectif de la solution dans la case de droite.
2. Identifier tous les acteurs concernés et les écrire dans les cases de gauche.
3. Décrire le parcours en dessinant les étapes amenant à l’objectif et en les reliant aux différents acteurs.
4. Nommer le concept ainsi créé et indiquer son nom en haut à gauche.

Exemple de map

Démos éclair (40 min)

Chaque personne du groupe a pour objectif de trouver 3 exemples qui sont inspirants pour lui/elle. Ainsi, chacun fait sa veille et pour chaque exemple pertinent, il faut écrire un post-it résumant l’idée phare.

A l’issue des 25 min de cette phase de recherche, chacun présente RAPIDEMENT ses 3 idées au groupe. Une personne est chargée de prendre des notes et d’essayer de sketcher les idées qui ressortent.

Important : pour trouver des exemples, il faut aller chercher des exemples d’autres secteurs.

Le sketching en 4 étapes (1h20)

1. La prise de notes (20 min)

Chacun commence par écrire sur sa feuille l’objectif long-terme et la ou les questions du sprint.

Ensuite, l’objectif est d’écrire l’ensemble des choses qui viennent en tête sur le sprint : la map, les idées qui viennent, les faits importants, etc.

2. Idées (20 min)

L’enjeu est de rendre les éléments de la prise de note plus concrets grâce à du sketching. Ici, le but n’est absolument pas d’être beau mais plutôt d’avoir un démarrage pour l’idéation.

3. Crazy eights (8 min)

Chaque personne doit plier sa feuille en 2 puis en 2 puis encore en 2 pour la déplier ensuite. Ainsi, 8 rectangles apparaissent grâce aux plis de la feuille.

L’enjeu de cet exercice est de se forcer à dessiner des choses (des idées, des inspirations, ou quoique ce soit) qui nous permettra d’aller plus loin dans notre phase d’idéation.

L’animateur doit fortement timeboxer l’exercice et à chaque minute, tous les membres du groupe doivent arrêter le dessin de la case où ils étaient pour passer à la prochaine.

4. L’esquisse de solution (32 min) - Solution sketch

Cette étape est la plus importante lors du sketching. Chaque participant doit remplir 3 feuilles A4 au format paysage scotchées entre elles. Il ne faut pas montrer son travail aux autres pour rester anonyme et le révéler le lendemain.

Pour chaque feuille, sur la partie gauche l’esquisse d’une partie de votre solution doit apparaitre. Sur la droite, collez l’explication de cette esquisse, qui doit apparaitre sur un grand post-it. Enfin, ajoutez un titre à votre travail. Le résultat doit être auto-portant pour que les autres membres du groupe puisse comprendre les idées juste en lisant.

Quelques astuces :

• On ne cherche pas à faire du beau, mais quelque chose de propre
• Les mots sont importants pour expliquer un concept
• On se concentre sur une idée principale

Jour 2 : Décider et planifier

La 2ème journée a pour objectif de construire un storyboard afin d’aiguiller au mieux les designers de la solution pour la 3ème journée. Ainsi, à la fin de la journée, un ensemble d’écrans designés seront disponibles et ordonnés pour faciliter au mieux le travail du lendemain.

Par ailleurs, afin d’être efficace, l’enjeu de cette journée est d’organiser les échanges en présentant d’abord les solutions, puis d’organiser des sessions de discussions pour creuser à travers les solutions proposées.

La journée du mardi se déroule avec les ateliers suivants :

• Musée d’art
• Vote gomettes
• Présentation des solutions
• Vote final
• User test flow
• Storyboard

Musée d’art et vote gomettes (20 min)

Nous sommes mardi matin, les esquisses de solution n’ont pas encore été révélées au reste du groupe. L’enjeu est de les afficher au mur en arrivant, avec suffisamment d’espace entre chaque oeuvre. On parle de musée d’art car on laisse les personnes déambuler entre les différents travaux.

Une fois ceci fait, chaque personne va avoir 2 actions à faire en silence :

• coller des gommettes
• écrire ses questions

Ainsi, chaque personne du groupe a accès à un nombre de gommettes illimitées pour les coller sur chacune des idées qui lui parait intéressantes. Le but est de faire émerger les meilleures idées, donc il faut inviter les participants à ne pas être avare en gommettes, quitte à en mettre plusieurs au même endroit. Cela permettra de les visualiser plus facilement.

La deuxième consigne est d’écrire les questions sur des post-it et de les afficher en dessous des concepts proposés.

Le groupe a 20 minutes pour réaliser ces actions.

Présentation des solutions (40 min)

L’enjeu de cette étape est de provoquer la discussion tout en empêchant de savoir qui a fait quoi.

Dans cette étape, 2 rôles vont être essentiels :

• le rôle de facilitateur
• le rôle de scribe

Le facilitateur a pour rôle de présenter les solutions et de faire émerger la discussion. Le scribe va écrire sur des post-it le résumé des échanges pour les coller autour de la solution concernée.

Important : le groupe doit bien comprendre que le but n’est pas de savoir qui a fait quoi. Il faut donc ne faut donc pas dire qu’on est l’auteur de telle ou telle solution.

Une solution après l’autre, voici ce qu’il va se passer :

1. Le facilitateur décrit la solution
2. Il pose ensuite la question suivante : “parmi les personnes qui ont voté, pouvez-vous me dire en quoi cette idée vous parait intéressante ?”
3. La discussion arrive et le scribe prend des notes sur post-it pour les coller autour de la solution
4. Le facilitateur répond ensuite aux éventuelles questions (et le scribe prend des notes)
5. Le facilitateur demande si quelqu’un a quelque chose à ajouter (et le scribe prend des notes si besoin)
6. Le créateur de la solution peut se révéler
7. Passage à la solution suivante

Vote final (20 min)

Une fois toutes les solutions présentées, chaque personne (sauf le décideur) va devoir choisir la solution qui lui parait la plus pertinente. Pendant 5 minutes, chacun relis à nouveau les remarques sur toutes les solutions et doit mettre son initiale sur la solution qui lui parait la plus pertinente.

Ensuite, chaque personne (sauf le décideur) va expliquer pourquoi elle a choisi de voter pour cette solution.

A l’issue de ces explications, c’est le décideur qui va mettre son vote final :

• il va voter pour le concept principal qui lui parait le plus pertinent
• il peut aussi rajouter un vote sur une idée qui lui parait particulièrement pertinente issue d’une autre solution

Le résumé de l’ensemble de la matinée est présent dans cette vidéo !

Création des scénarios de tests (20 min)

L’écriture des scénarios de tests permet de fluidifier la création du storyboard. En effet, cela guide le groupe à travers les étapes concrètes à imaginer lors du user test flow. Un scénario est une consigne à adresser aux utilisateurs lors du test utilisateur pour orienter leur manipulation.

Chaque personne a 3 minutes pour écrire sur des post-it jusqu’à 3 scénarios au format suivant : verbe d’action à l’impératif + complément. Il s’agit évidemment d’écrire des scénarios en rapport avec la solution sélectionnée.

Exemples de scénarios :

• Votez pour votre tee-shirt préféré
• Choisissez le profil le plus pertinent pour vous
• Achetez un cadeau qui vous semble pertinent pour votre tante

Une fois les post-it récupérés, chaque membre du groupe (sauf le décideur) a 3 votes pour sélectionner les 3 scénarios qui lui paraissent être les plus pertinents.

A l’issue du vote, le décideur sélectionne les 3 scénarios à adresser pour le test utilisateur.

User test flow (40 min)

Cette étape permet d’aligner l’ensemble de l’équipe sur les différents écrans à représenter selon une histoire linéaire.

Chaque membre du groupe va donc écrire son parcours idéal de manière personelle (20 minutes pour réaliser cela). Par rapport à la solution et aux scénarios choisis, quelles sont les 6 étapes qu’il faudra designer pour réaliser le test utilisateurs ? Il est important de se référer à la map et à ses questions de sprint pour répondre à cela.

Chaque étape doit être écrite sur un post-it et est ordonnée de 1 à 6. En plus de cela, un post-it avec le nom du participant est ajouté avant la première étape.

Exemple :

• Post it 1 : “Antoine”
• Post it 2 : “j’arrive sur un post facebook et de clique sur un article”
• 3 : “sur l’article, je clique ensuite sur une photo de produit”
• 4 ; “je décide de consulter plus d’informations sur la page produit”
• 5 : “je reviens en arrière et clique sur acheter”
• 6 : “j’arrive sur mon panier et je le valide”
• 7 : “je vois une page qui me confirme mon achat”

Une fois ceci réalisé, chaque participant colle au mur son nom (les uns en dessous des autres) et l’ensemble de ses étapes à droite de son nom, dans l’ordre du parcours tout en les lisant à haute voix. Il y aura ainsi plusieurs parcours différents qui seront proposés.

Ensuite vient le temps du vote. Chaque participant va avoir un vote et devra choisir son parcours idéal.

Enfin, le décideur aura à nouveau le vote final :

• il va sélectionner le parcours qui lui parait être le plus pertinent
• il peut sélectionner une étape dans un autre parcours qui lui parait intéressante

Storyboard (3h)

Pour terminer la journée, la phase de storyboard va permettre d’accélérer considérablement le prototypage. Il s’agit ainsi de représenter au format papier crayon (ou feutre tableau) l’ensemble du parcours qui sera à prototyper le lendemain. Réaliser ceci en groupe permet d’aller loin dans le détail, notamment sur les termes et process à utiliser.

Cette partie commence en récupérant l’ensemble des post-it du parcours gagnant. Ceci permet de savoir précisément ce qu’il faut esquisser en groupe.

Une fois ceci réalisé, il ne reste plus qu’à esquisser l’ensemble des écrans en étant le plus précis et explicite possible, en ajoutant des post-it pour expliquer telle ou telle interaction et en ordonnant bien les différents écrans.

Pour résumer, voici la vidéo qui résume la partie Storyboard.

Jour 3 : Prototyper

Le Design Sprint se termine par une phase de tests utilisateurs. Les 2 dernières journées sont donc constituées :

• d’une journée de prototypage
• d’une journée de tests utilisateurs

Cette phase ne nécessite pas la présence de l’ensemble des membres initialement présents. Il faut au minimum :

• un profil UX pour la création du protocole de tests
• un designer pour le prototypage
• un profil “métier” qui pourra expliquer les règles métier et termes techniques pour le prototypage
• un profil UX pour le passage des tests
• le décideur pour la conclusion des tests

Prototypage

Cette journée consiste à créer un prototype animé utilisable par des personnes invitées lors du test. L’utilisation d’un outil comme Figma (outil de design collaboratif) permet d’accélérer la production des maquettes.

L’enjeu est de créer des maquettes graphiques les plus réalistes possibles. Pas de lorem ipsum. Pas de page vide avec du faux contenu. Si la solution imaginée n’est pas digitale, il faut faire en sorte de faire vivre l’expérience la plus réaliste possible grâce à de multiples artifices. Du théâtre est souvent efficace pour réaliser cela (endosser le rôle de vendeur par exemple).

Etant donné que les écrans ont été créés au format papier crayon, la production des maquettes graphiques est particulièrement rapide car la plupart des questions ont été déjà abordées.

Jour 4 : Tester

Le jour 4 est consacré aux tests utilisateurs avec 5 participants et au débrief avec l’ensemble du groupe. Pour en savoir plus sur les tests, consultez le cours sur les tests utilisateurs.

Pour aller plus loin

• Le Design Thinking : la méthode dont s’inspire le Design Sprint
• L’atelier sketching : pour approfondir la phase de conception
• Les tests utilisateurs : pour approfondir la phase de validation